Hromadná korespondence v Open Office

Super postřeh :) s Open Office dělám už nějaký ten pátek a nikdy jsem se do hromadné korespondence nepustil. Teď ovšem nadešel čas a bylo třeba! K čemu je vlastně hromadná korespondence dobrá? Vemte si že máte seznam emailu, hesel, přístupový server, nastavení služby a pod. Vše máte v tabulce v jednom řádku. Jenže takových řádku máte třeba 50 a více. A pro každý řádek chcete vyrobit dopis a ten poslat zákazníkovi, například.

Sepsal jsem tedy pár kroků které mi a možná i někomu dalšímu příště pomohou ušetřit kopu času. Tak jdem na to.

1. DOKUMENT KTERÝ CHCEME NAPLNIT

Nejprve vytvoříme šablonu jak má náš hotový dopis vypadat. Stačí otevřít klasický textový dokument a začít psát :)

2. PŘÍPRAVA DAT

Data si připravíme asi nejjednodušeji do tabulky. První pole ve sloupci si popište tak aby odpovídalo obsahu který daný sloupec má. To je vše. Data která lze použít mohou být i v databazích, dokonce vzdáleně připojená (když bude zájem doplním jak na to :)

3. ABY TO FUNGOVALO MUSÍME DATOVÝ ZDROJ VLOŽIT DO OPENOFFICE

Tady je možností několik. Buď přes správce databazí zaregistrovat databázový zdroj (složitější, ale více mocné). Nebo přes průvodce hromadnou korespondencí přídat seznam adres. Pouze spustit průvodce z nabídky Nástroje->Průvodce hromadnou korespondencí tam zvolit 2x dále (jde nám pouze o přídání datového zdroje). V horní části je pak možnost „vybrat jinou databázi kontaktů“ to je přesně to co hledáme. Zvolíme přidat a najdeme náš soubor. Takto lze snadno přídat soubory typu .ods tedy tabulky. Průvodce uzavřeme.

4. NAHAZENÍ DAT Z DATOVÉHO ZDROJE DO NAŠEHO DOKUMENTU

V pohledu našeho dokumentu stisneme F4 (případně ikonku soudku, nebo Zobrazit->Zdroje dat :). Vybereme náš datový zdroj a proklikáme se až na data. Pokud je struktura složitější lze vytvořit pohled (pokud bude zájem doplním). A pak to nejednoduší cestou uchopíme název sloupce a přetáhneme ho tam kde chceme postupně doplňovat informaci z našich dat.

5. VYEXPORTOVÁNÍ / ODESLÁNÍ NAŠEHO HROMADNÉHO DOKUMENTU

Pohled na datový zdroj (F4) nám přidal ovládácí lištu na které je tlačítko Sériový dopis (což je vlastně Nástroje->Průvodce hromadnou korespondencí). Ten zvolíme a dále již postupujeme „Použít aktuální dokument“ a dále dle průvodce a toho co chceme.

VÝSLEDEK:
Výsledkem je x jednotlivých dokumentů s konkrétním unikátním textem. Nebo jeden soubor se všemi. Nebo lze dokumenty rovnou odeslat emailem, ve zdroji si zvolíte jaký sloupec jsou požadované emaily a lze nastavit Bcc a Cc.

 

Pokud máte dotazy nebo vylepšení rád něco přidám nebo se přiučím :)